为进一步规范学院各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，严肃会议纪律，结合学院实际，特制定本办法。

本办法适用于以学院名义召开，事关学院事业发展的会议。主要包括学院党总支会、院务会、全院性大会、全院性工作会议、专题工作会议、各类委员会（领导小组）会议等。

第一条规范。会议组织者提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，会议相关人员密切配合，分工协作，共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、管理科学。

第二条精简。严格控制各类纪念会、庆祝会、表彰会、测评会等；议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议合并召开；前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不召开协调会；能以文件、电话、网络等形式部署工作的，原则上不召开会议。

第三条节俭。严格控制规模和经费开支。

第四条高效。会议必须中心突出、主题鲜明，内容充实。各类会议按照业务对口原则，只安排与会议内容密切相关的人员参加，不随意提高出席人员规格和扩大出席对象范围；简化会议议程，力求讲短话、开短会，除特殊情况外，全院性工作会议时间一般控制在两小时内。 

第五条全院性工作会议由学院主要领导决定召开。确因特殊情况（如临时传达上级会议精神、部署紧急工作等），由主要领导同意后召开。

第六条会议安排

（一）会前

调研与协商。需提请会议讨论决定的事项，有关人员应在会前充分调研、协商和征求意见，提出建议方案，汇报要简明扼要；需院领导审议的制度性文件，应提前3-4个工作日将分管或主要领导同意后电子和纸质材料提交学院办公室，并附上文件制定或修订的目的、意义、主要（改动）内容、存在问题、反馈时间等相关事项，由学院办公室统一提前呈报院领导审阅；需印发会议材料的，原则上应提前3-4个工作日告知和提交会议主办单位。

做好会议筹备工作。会议组织人员要提早落实会议召开的时间、地点、出席人员、议程、会议材料及会务要求，及时通知参会人员，提前邀请好与会领导和嘉宾。按照会议室管理相关规定，布置好会场。

（二）会中。会议组织人员应认真安排好会议签到、入场就座、会议进程，分发有关会议材料，维持会场秩序，做好会议记录等工作。

（三）会后。会议组织相关人员要及时编写会议简报、新闻报道，整理会议纪要，必要时需将会议纪要送学院办公室按程序制文；督促落实会议形成的决议、决定等。

第七条遵守法律法规。学院各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信，不搞宗教活动，不干扰学院正常的教学、科研和生活秩序。

第八条严格会议纪律。参会人员必须按时出席会议，严禁与会人员无故缺席、迟到和早退；原则上不得顶替参会，如有特殊情况不能出席会议者，须提前向院领导请假，并报学院办公室备案。学院办公室对会议纪律执行情况，包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况进行定期通报。

第九条严格保密纪律。学院会议内容一般以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开，或由院内新闻媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，与会人员应按会议要求做好会议保密工作。要求收回的会议文件、资料应如数交回，妥善保管。

第十条参加重要会议情况与年终绩效考核挂钩。参加重要会议情况将列为年度绩效考核的重要内容。具体操作和考核内容由学院办公室制定。

第十一条本办法自下发之日起施行，由学院办公室负责解释。

                           工学院办公室

                           2020年5月23日